Reportes y Libros Contables

 

Introducción

La contabilidad es clave para obtener información confiable y oportuna para la toma de decisiones empresariales.

• Los libros contables registran los hechos económicos diarios y sirven como base para elaborar los estados financieros.

• Antes de usar esa información para reportes, debe verificarse y ajustarse: los asientos contables tienen que ser correctos, estar bien documentados y cumplir con estándares normativos.

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Verificación de registrosEs importante verificar que los comprobantes (facturas, documentos) y evidencias sean adecuados y reflejen lo que realmente ocurrió.

• La información contable debe ser objetiva, clara, concisa y accesible a terceros (por ejemplo, entidades reguladoras).

• Se recomienda que un contador público certifique esos registros, valide los estados financieros y firme los documentos.

Figura 1.

Aspectos de la información contable

Estructurada

Información contable debidamente estructurada en su acceso para que todo ente regulador encuentre la misma información.

Disponible

Debe ser comparable y disponible de periodo a periodo con los resultados propios de la empresa.

Comparable

Puede permitirse generar similitud con otras empresas de actividad pariente.

Actualizada

La información implica un grado de disponibilidad y actualización permanente para que sea útil.

1.1. Objetivo y procedimiento de verificación

1. • Detectar errores materiales u operativos que puedan afectar los estados financieros del periodo.

   • Verificar que los saldos iniciales se hayan trasladado correctamente desde el periodo anterior al actual.

   • Inspeccionar documentos, revisar movimientos bancarios, cuentas por cobrar, proveedores, caja, etc.

   • Validar que cada cuenta contable tenga soportes adecuados y que no haya omisiones.

2. Ajustes contables

   • Si durante la verificación se encuentran errores o desviaciones, se deben hacer asientos de ajuste para corregir la contabilidad.

   • Estos ajustes se documentan con “notas de contabilidad” que explican la razón del cambio.

   • Se corrigen partidas como: efectivo (caja), clientes, inventarios, depreciaciones, anticipos, ingresos recibidos por anticipado, pasivos, entre otros.

Inspeccionar saldos

En primera medida se inspeccionan que los saldos a 31 de diciembre del año anterior, frente a saldos iniciales a 1 de enero del año actual en libros oficiales de contabilidad corresponda a lo registrado en el sistema operativo software contable que lleva la empresa.

Verificación hechos

Seguidamente se procederá a la revisión, verificación y consecuencia de la información de los hechos económicos registrados y soportados documentalmente para cada una de las cuentas contables. Como, por ejemplo: caja y bancos efectivo y equivalentes de efectivo.

Revisión movimientos

Se revisa que los movimientos estén soportados, que se cuente con las conciliaciones bancarias de movimientos, esto es que cualquier egreso tenga su debido soporte por conceptos como el pago de una factura, nómina, los desembolsos por caja menor debidamente soportados, etc.

Cuenta por cobrar

Validar las cuentas por cobrar a clientes, es decir que las ventas pendientes de cobro evidencien la efectiva transacción y el reconocimiento del cliente de recibido el producto, que los conceptos correspondan a los productos registrados en el sistema, que se haya liquidado el IVA pertinente de darse lugar, que no se haya cobrado dos veces, o que estén remisiones de mercancías pendientes de facturar.

Validar cuentas

Así mismo, se revisa cada una de las cuentas contables verificando la idoneidad de los soportes a los registros y su correcta contabilización. De otro lado, se verifica el procedimiento que se lleva para el registro de la información con fines que pueda ser optimizado y la información se garantice en fiabilidad y oportunidad mitigando riesgos por omisión.

Consolidación estados financieros

Para consolidar los estados financieros de propósito general es indispensable realizar el cierre contable, lo que tiene como finalidad reflejar las cuentas con los saldos en valores correctos, donde en caso de que se presenten diferencias o se identifiquen omisiones se deben realizar las respectivas correcciones y asientos de ajuste.

2. Deterioro de activos

1. • Concepto de deterioro (cuando el valor en libros es mayor al valor recuperable).

2. Depreciaciones

1. • Se registran las depreciaciones de activos fijos (por ejemplo maquinaria, vehículos) como un gasto y una disminución del valor en libros.

   • La vida útil del activo y el valor residual deben estimarse bajo normas contables, para reconocer correctamente ese desgaste.

2. Amortizaciones

   • Los gastos pagados por anticipado (como seguros, contratos) se amortizan: se distribuyen en cuotas durante su vida útil.

   • Se puede usar diferentes métodos como lineal, decreciente o por unidades producidas, según el consumo del activo amortizable.

3. Diferencias de cambio (moneda extranjera)

   • Si la empresa hace transacciones en moneda extranjera, debe verificar las variaciones por tipo de cambio.

   • La NIC 21 en Colombia, que regula cómo convertir y ajustar los estados financieros por moneda extranjera.

   • Se debe hacer un asiento de ajuste para reflejar la diferencia causada por la tasa de cambio.

4. Arqueo de caja

   • Consiste en comparar el efectivo registrado (en libros) con el efectivo real en caja (física).

   • Si hay faltantes o excedentes, se hacen ajustes con notas contables para reflejar la realidad.

5. Conciliación bancaria

   • Se verifica que los saldos en libros (cuentas bancarias) coincidan con los extractos del banco.

   • Si hay diferencias (comisiones, intereses, cheques devueltos, notas débito/crédito), se hacen los ajustes correspondientes con notas de contabilidad.

Figura 3.

Procedimiento de verificación

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