s谩bado, 15 de noviembre de 2025

Reportes y Libros Contables


 

Introducci贸n



La contabilidad es clave para obtener informaci贸n confiable y oportuna para la toma de decisiones empresariales.

  • Los libros contables registran los hechos econ贸micos diarios y sirven como base para elaborar los estados financieros.

  • Antes de usar esa informaci贸n para reportes, debe verificarse y ajustarse: los asientos contables tienen que ser correctos, estar bien documentados y cumplir con est谩ndares normativos.

.

Verificaci贸n de registrosEs importante verificar que los comprobantes (facturas, documentos) y evidencias sean adecuados y reflejen lo que realmente ocurri贸.

  • La informaci贸n contable debe ser objetiva, clara, concisa y accesible a terceros (por ejemplo, entidades reguladoras).

  • Se recomienda que un contador p煤blico certifique esos registros, valide los estados financieros y firme los documentos.
Figura 1.
Aspectos de la informaci贸n contable
Estructurada

Informaci贸n contable debidamente estructurada en su acceso para que todo ente regulador encuentre la misma informaci贸n.

Disponible

Debe ser comparable y disponible de periodo a periodo con los resultados propios de la empresa.

Comparable

Puede permitirse generar similitud con otras empresas de actividad pariente.

Actualizada

La informaci贸n implica un grado de disponibilidad y actualizaci贸n permanente para que sea 煤til.


1.1. Objetivo y procedimiento de verificaci贸n

    • Detectar errores materiales u operativos que puedan afectar los estados financieros del periodo.

    • Verificar que los saldos iniciales se hayan trasladado correctamente desde el periodo anterior al actual.

    • Inspeccionar documentos, revisar movimientos bancarios, cuentas por cobrar, proveedores, caja, etc.

    • Validar que cada cuenta contable tenga soportes adecuados y que no haya omisiones.

  2. Ajustes contables

    • Si durante la verificaci贸n se encuentran errores o desviaciones, se deben hacer asientos de ajuste para corregir la contabilidad.

    • Estos ajustes se documentan con “notas de contabilidad” que explican la raz贸n del cambio.

    • Se corrigen partidas como: efectivo (caja), clientes, inventarios, depreciaciones, anticipos, ingresos recibidos por anticipado, pasivos, entre otros.

Inspeccionar saldos

En primera medida se inspeccionan que los saldos a 31 de diciembre del a帽o anterior, frente a saldos iniciales a 1 de enero del a帽o actual en libros oficiales de contabilidad corresponda a lo registrado en el sistema operativo software contable que lleva la empresa.

Verificaci贸n hechos

Seguidamente se proceder谩 a la revisi贸n, verificaci贸n y consecuencia de la informaci贸n de los hechos econ贸micos registrados y soportados documentalmente para cada una de las cuentas contables. Como, por ejemplo: caja y bancos efectivo y equivalentes de efectivo.

Revisi贸n movimientos

Se revisa que los movimientos est茅n soportados, que se cuente con las conciliaciones bancarias de movimientos, esto es que cualquier egreso tenga su debido soporte por conceptos como el pago de una factura, n贸mina, los desembolsos por caja menor debidamente soportados, etc.

Cuenta por cobrar

Validar las cuentas por cobrar a clientes, es decir que las ventas pendientes de cobro evidencien la efectiva transacci贸n y el reconocimiento del cliente de recibido el producto, que los conceptos correspondan a los productos registrados en el sistema, que se haya liquidado el IVA pertinente de darse lugar, que no se haya cobrado dos veces, o que est茅n remisiones de mercanc铆as pendientes de facturar.

Validar cuentas

As铆 mismo, se revisa cada una de las cuentas contables verificando la idoneidad de los soportes a los registros y su correcta contabilizaci贸n. De otro lado, se verifica el procedimiento que se lleva para el registro de la informaci贸n con fines que pueda ser optimizado y la informaci贸n se garantice en fiabilidad y oportunidad mitigando riesgos por omisi贸n.

Consolidaci贸n estados financieros

Para consolidar los estados financieros de prop贸sito general es indispensable realizar el cierre contable, lo que tiene como finalidad reflejar las cuentas con los saldos en valores correctos, donde en caso de que se presenten diferencias o se identifiquen omisiones se deben realizar las respectivas correcciones y asientos de ajuste.

  2. Deterioro de activos

    • Concepto de deterioro (cuando el valor en libros es mayor al valor recuperable).

  2. Depreciaciones

    • Se registran las depreciaciones de activos fijos (por ejemplo maquinaria, veh铆culos) como un gasto y una disminuci贸n del valor en libros.

    • La vida 煤til del activo y el valor residual deben estimarse bajo normas contables, para reconocer correctamente ese desgaste.

  2. Amortizaciones

    • Los gastos pagados por anticipado (como seguros, contratos) se amortizan: se distribuyen en cuotas durante su vida 煤til.

    • Se puede usar diferentes m茅todos como lineal, decreciente o por unidades producidas, seg煤n el consumo del activo amortizable.

  3. Diferencias de cambio (moneda extranjera)

    • Si la empresa hace transacciones en moneda extranjera, debe verificar las variaciones por tipo de cambio.

    • La NIC 21 en Colombia, que regula c贸mo convertir y ajustar los estados financieros por moneda extranjera.

    • Se debe hacer un asiento de ajuste para reflejar la diferencia causada por la tasa de cambio.

  4. Arqueo de caja

    • Consiste en comparar el efectivo registrado (en libros) con el efectivo real en caja (f铆sica).

    • Si hay faltantes o excedentes, se hacen ajustes con notas contables para reflejar la realidad.

  5. Conciliaci贸n bancaria

    • Se verifica que los saldos en libros (cuentas bancarias) coincidan con los extractos del banco.

    • Si hay diferencias (comisiones, intereses, cheques devueltos, notas d茅bito/cr茅dito), se hacen los ajustes correspondientes con notas de contabilidad.

Figura 3.
Procedimiento de verificaci贸n

Los e

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jueves, 13 de noviembre de 2025

馃摌 1. HECHOS ECON脫MICOS ¿Qu茅 son?

Son todas las operaciones que realiza una empresa y que afectan sus recursos:

  • Compras
  • Ventas
  • Pagos o abonos a deudas
  • Cr茅ditos recibidos
  • Gastos operativos
  • Siempre generan efectos financieros:
  • Entrada de recursos (ingresos)
  • Salida de recursos (gastos o pagos)

Proceso contable

1. Identificar el hecho econ贸mico

2. Clasificarlo (activo, pasivo, patrimonio, ingreso, gasto o costo)

3. Registrar en:

Libro diario

Libro mayor

Un error de clasificaci贸n provoca informaci贸n no confiable → se deben hacer ajustes contables.

馃摌 2. TIPOS DE ASIENTOS CONTABLES

a) Asiento simple

Interviene solo una cuenta en el debe y una en el haber.

b) Asiento compuesto

Intervienen tres o m谩s cuentas.

Es el tipo m谩s com煤n en operaciones como compras, ventas, retenciones e impuestos.


馃摌 3. EJEMPLO DE ASIENTO COMPUESTO

Hecho econ贸mico

Venta a cr茅dito por $10.000.000

IVA 19% → $1.900.000

Cuentas involucradas

1. Ingresos por ventas → cr茅dito

2. IVA generado (pasivo) → cr茅dito

3. Clientes (CxC) → d茅bito por el total

Registro contable

Cuenta Debe Haber

Clientes – CxC $11.900.000 

IVA generado $1.900.000

Ingresos por ventas $10.000.000

Total $11.900.000 $11.900.000

Explicaci贸n

El cliente debe pagar $11.900.000 (venta + IVA).

La empresa recibe un ingreso de $10.000.000.

El IVA ($1.900.000) es un pasivo, pues se debe entregar al Estado.

馃摌 4. CUENTAS CONTABLES: CONCEPTO

Una cuenta contable es la unidad donde se registran los movimientos de un recurso u obligaci贸n.

Elementos de una cuenta

Nombre de la cuenta

Debe (izquierda) → d茅bitos

Haber (derecha) → cr茅ditos

Para calcular su saldo:

馃憠 Debe – Haber (si es de naturaleza d茅bito)

馃憠 Haber – Debe (si es de naturaleza cr茅dito)

馃摌 5. CLASIFICACI脫N DE LAS CUENTAS

A. Cuentas reales o de balance

Aparecen en el Estado de Situaci贸n Financiera.

Incluyen:

Activo

Pasivo

Patrimonio neto

Comportamiento:

Activo

Aumenta Disminuye Naturaleza

D茅bito Cr茅dito D茅bito

Pasivo

Aumenta Disminuye Naturaleza

Cr茅dito D茅bito Cr茅dito

Patrimonio

Aumenta Disminuye Naturaleza

Cr茅dito D茅bito Cr茅dito

B. Cuentas de resultado o nominales

Aparecen en el Estado de Resultados.

Incluyen:

Ingresos

Gastos

Costos (concepto regional; bajo NIIF se incluyen en gastos)

Comportamiento:

Ingresos

Aumenta Disminuye Naturaleza

Cr茅dito D茅bito Cr茅dito

Gastos

Aumenta Disminuye Naturaleza

D茅bito Cr茅dito D茅bito

Costos

Aumenta Disminuye Naturaleza

D茅bito Cr茅dito D茅bito


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馃摌 1. HECHOS ECON脫MICOS

¿Qu茅 son?

Son todas las operaciones que realiza una empresa y que afectan sus recursos:

  • Compras
  • Ventas
  • Pagos o abonos a deudas
  • Cr茅ditos recibidos
  • Gastos operativos

Siempre generan efectos financieros:

  • Entrada de recursos (ingresos)
  • Salida de recursos (gastos o pagos)

Proceso contable

  1. Identificar el hecho econ贸mico
  2. Clasificarlo (activo, pasivo, patrimonio, ingreso, gasto o costo)
  3. Registrar en:
    • Libro diario
    • Libro mayor

Un error de clasificaci贸n provoca informaci贸n no confiable → se deben hacer ajustes contables.

馃摌 2. TIPOS DE ASIENTOS CONTABLES

a) Asiento simple

Interviene solo una cuenta en el debe y una en el haber.

b) Asiento compuesto

Intervienen tres o m谩s cuentas.
Es el tipo m谩s com煤n en operaciones como compras, ventas, retenciones e impuestos.

馃摌 3. EJEMPLO DE ASIENTO COMPUESTO

Hecho econ贸mico

Venta a cr茅dito por $10.000.000
IVA 19% → $1.900.000

Cuentas involucradas

  1. Ingresos por ventas → cr茅dito
  2. IVA generado (pasivo) → cr茅dito
  3. Clientes (CxC) → d茅bito por el total

Registro contable

Cuenta Debe Haber
Clientes – CxC $11.900.000
IVA generado $1.900.000
Ingresos por ventas $10.000.000
Total $11.900.000 $11.900.000

Explicaci贸n

  • El cliente debe pagar $11.900.000 (venta + IVA).
  • La empresa recibe un ingreso de $10.000.000.
  • El IVA ($1.900.000) es un pasivo, pues se debe entregar al Estado.

馃摌 4. CUENTAS CONTABLES: CONCEPTO

Una cuenta contable es la unidad donde se registran los movimientos de un recurso u obligaci贸n.

Elementos de una cuenta

  • Nombre de la cuenta
  • Debe (izquierda) → d茅bitos
  • Haber (derecha) → cr茅ditos

Para calcular su saldo:
馃憠 Debe – Haber (si es de naturaleza d茅bito)
馃憠 Haber – Debe (si es de naturaleza cr茅dito)

馃摌 5. CLASIFICACI脫N DE LAS CUENTAS

A. Cuentas reales o de balance

Aparecen en el Estado de Situaci贸n Financiera.

Incluyen:

  • Activo
  • Pasivo
  • Patrimonio neto

Comportamiento:

Activo

Aumenta Disminuye Naturaleza
D茅bito Cr茅dito D茅bito

Pasivo

Aumenta Disminuye Naturaleza
Cr茅dito D茅bito Cr茅dito

Patrimonio

Aumenta Disminuye Naturaleza
Cr茅dito D茅bito Cr茅dito

B. Cuentas de resultado o nominales

Aparecen en el Estado de Resultados.

Incluyen:

  • Ingresos
  • Gastos
  • Costos (concepto regional; bajo NIIF se incluyen en gastos)

Comportamiento:

Ingresos

Aumenta Disminuye Naturaleza
Cr茅dito D茅bito Cr茅dito

Gastos

Aumenta Disminuye Naturaleza
D茅bito Cr茅dito D茅bito

Costos

Aumenta Disminuye Naturaleza
D茅bito Cr茅dito D茅bito

馃摌 6. TABLA RESUMEN GENERAL

Tipo de cuenta Aumenta Disminuye
Activo D茅bito Cr茅dito
Pasivo Cr茅dito D茅bito
Patrimonio Cr茅dito D茅bito
Ingresos Cr茅dito D茅bito
Gastos D茅bito Cr茅dito
Costos D茅bito Cr茅dito





https://www.youtube.com/watch?v=hsSn-mEnP5k


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mi茅rcoles, 12 de noviembre de 2025

DOCUMENTOS CONTABLES Y NO CONTABLES, SOPORTES CONTABLES


Soportes contables

En la contabilidad, los soportes contables cobran mucha relevancia, ya que son documentos que prueban y evidencian la ocurrencia de los hechos econ贸micos de la empresa, como las facturas de compra de mercanc铆as o facturas de venta de productos de la empresa, asimismo, puede ser una letra que se firm贸 como respaldo de un cr茅dito ante un acreedor no bancario. Los soportes son los documentos que evidencian y expresan la voluntad de las partes en los acuerdos comerciales o en transacciones financieras y econ贸micas.

Igualmente, las transacciones comerciales deben reconocerse monetariamente, por medio de una serie de documentos contables y documentos no contables, as铆 como de los t铆tulos de valores que intervienen en el hecho econ贸mico (Angulo, 2018).

Documentos contables

Este tipo de documentos son los que soportan y evidencian los hechos econ贸micos y de transacci贸n comercial en las empresas. Entre los m谩s frecuentes y que son considerados los principales, se encuentran:

  1. 1
    Factura cambiaria de compra y venta.
  2. 2
    Factura electr贸nica.
  3. 3
    Factura equivalente o documento equivalente a la factura de venta.
  4. 4
    Comprobante de egreso o comprobante de pago.
  5. 5
    Comprobante de ingreso o comprobante de caja.
  6. 6
    Comprobante de venta con tarjetas de cr茅dito.
  7. 7
    Liquidaci贸n de n贸mina.
  8. 8
    Planilla integrada de liquidaci贸n de aportes a sistema general de protecci贸n
  9. 9
    Declaraci贸n de renta, Impuesto al Valor Agregado (IVA), Retenci贸n en la Fuente, Impuesto de Industria y Comercio ICA.
  1. 10
    Recibo de transferencia de fondos electr贸nicos.
  2. 11
    Recibo de pago interbancario.
  3. 12
    Comprobante de pago con tarjeta cr茅dito.
  4. 13
    Extractos bancarios.
  5. 14
    Consignaciones bancarias.
  6. 15
    Recibos de caja menor.
  7. 16
    Notas d茅bito y notas cr茅dito.
  8. 17
    Notas de contabilidad.

  10. 18
  11. Comprobante de contabilidad.


Documentos no contables

Son el conjunto de documentos, regularmente internos, que tienen como finalidad prevenir o informar aspectos de las transacciones comerciales a formalizar. Permiten a la empresa, en su papel de demandante o comprador, tener un control sobre los hechos econ贸micos generados y mercantilmente reconocerlos. Son documentos meramente informativos desde lo legal y no suscitan requisito de registro en la contabilidad, pero s铆 se pueden parametrizar para llevarlos (Angulo, 2018).

NOTA DE ENTREGA

NOTA DE VENTA

ORDEN DE PEDIDO

COTIZACI脫N

Hechos econ贸micos y su tratamiento contable

馃敼 Concepto

Los hechos econ贸micos son todas las operaciones o actividades que realiza una empresa durante su funcionamiento, como compras, ventas, pagos o pr茅stamos.
Cada hecho econ贸mico tiene un efecto financiero, ya sea de ingreso (entrada de recursos) o gasto (salida de recursos).

La contabilidad se encarga de identificar, clasificar y registrar estos hechos en los libros contables (diario, mayor, etc.), determinando si afectan los activos, pasivos o patrimonio de la empresa.

馃敼 Clasificaci贸n de los hechos econ贸micos

A. Por tipo de asiento contable

  1. Asiento simple:
    Intervienen solo dos cuentas: una en el debe y otra en el haber.
    Ejemplo: al consignar efectivo en el banco, se debita Bancos y se acredita Caja.
    Cumple el principio de partida doble, donde d茅bitos y cr茅ditos son iguales.

  2. Asiento compuesto:
    Intervienen m谩s de dos cuentas (no mostrado en detalle en el texto, pero usual en operaciones complejas).

馃敼 B. Cuenta contable: concepto y estructura

Las cuentas contables agrupan y reflejan los movimientos financieros de la empresa.
Cada cuenta muestra la variaci贸n de un recurso, obligaci贸n o resultado.

Elementos de una cuenta:

  • Nombre: Identifica el recurso u obligaci贸n.

  • Debe: Lado izquierdo, donde se registran los d茅bitos (aumentos del activo o disminuciones del pasivo).

  • Haber: Lado derecho, donde se registran los cr茅ditos (disminuciones del activo o aumentos del pasivo).

El saldo de una cuenta se obtiene restando el total del haber al total del debe.
Ejemplo: la cuenta Caja (activo) no puede tener saldo negativo porque representa dinero disponible.

馃敼 C. Clasificaci贸n de las cuentas

  1. Cuentas reales o de balance:
    Reflejan la situaci贸n financiera de la empresa (activo, pasivo y patrimonio).

    • Activos: aumentan en el debe, disminuyen en el haber.

    • Pasivos: aumentan en el haber, disminuyen en el debe.

    • Patrimonio: representa los aportes y resultados acumulados.

  2. Cuentas nominales o de resultado:
    Registran ingresos, costos y gastos que determinan las utilidades o p茅rdidas del periodo.

馃敼 D. Impuestos

Toda empresa debe cumplir con sus obligaciones tributarias, siendo el IVA (Impuesto al Valor Agregado) uno de los m谩s importantes.

  • Grava la venta de bienes y servicios con una tarifa general del 19%.

  • El IVA cobrado al cliente no pertenece a la empresa: se registra como un pasivo (IVA por pagar).

  • Su declaraci贸n puede ser bimestral o cuatrimestral, seg煤n los ingresos de la empresa.

Ejemplo de c谩lculo del IVA:
Si el subtotal de ventas es $1.090.000, el IVA del 19% ser谩 $207.100, y el total a pagar por el cliente ser谩 $1.297.100.

馃挕 Conclusi贸n

El correcto registro y clasificaci贸n de los hechos econ贸micos permite obtener informaci贸n contable confiable y oportuna, indispensable para:

  • Cumplir con la ley y los impuestos.

  • Tomar decisiones acertadas.

  • Mantener transparencia y orden en las finanzas.

Errores en esta etapa pueden generar datos inexactos y decisiones equivocadas, por lo que es esencial contar con buenas pol铆ticas contables y conocimiento de las normas vigentes (como la NIC 8).

馃Ь Resumen: Operaciones y Registros Contables

Las operaciones y registros contables comprenden todas las actividades necesarias para reconocer y registrar los hechos econ贸micos que ocurren en una empresa durante su funcionamiento. Forman parte del ciclo contable y garantizan que las transacciones queden reflejadas correctamente en los estados financieros.

馃敼 1. Reconocimiento

Es el proceso de identificar y registrar los hechos econ贸micos en los libros contables.
Solo se reconocen aquellas transacciones que sean probables, comprobables y fiables, respaldadas por documentos v谩lidos como facturas o contratos.

Seg煤n las NIIF (Normas Internacionales de Informaci贸n Financiera):

  • Un activo se reconoce cuando se espera que genere beneficios econ贸micos futuros (por ejemplo, maquinaria o materias primas).

  • Un pasivo se reconoce cuando existe la obligaci贸n de pagar recursos (como cr茅ditos o facturas por pagar).

  • Un ingreso se registra cuando aumenta el activo o disminuye un pasivo (por ejemplo, cuando un cliente paga).

  • Un gasto se reconoce cuando disminuye el activo o aumenta un pasivo, derivado del consumo de recursos en la operaci贸n.

El reconocimiento adecuado de estas partidas permite reflejar fielmente la situaci贸n financiera de la empresa.

馃敼 2. Medici贸n

La medici贸n contable asigna un valor monetario a los elementos reconocidos (activos, pasivos, ingresos y gastos).
Se basa en criterios establecidos por el Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad (IASB) y busca ofrecer informaci贸n financiera confiable, actualizada y 煤til para la toma de decisiones.

Principales bases de medici贸n:

  • Costo hist贸rico: valor original de adquisici贸n o creaci贸n del activo.

  • Valor razonable: precio que se recibir铆a por vender un activo o transferir un pasivo en el mercado actual.

  • Valor en uso / valor de cumplimiento: valor presente de los flujos de efectivo esperados del uso del activo o del cumplimiento de un pasivo.

  • Costo corriente: costo que tendr铆a adquirir hoy un activo equivalente.

  • Valor corriente: valor actualizado seg煤n las condiciones actuales del mercado.

馃敼 3. Baja de cuentas

La baja de cuentas ocurre cuando:

  1. La empresa pierde el control del activo, o

  2. Ya no tiene la obligaci贸n de pagar un pasivo.

Esto asegura que los estados financieros reflejen solo los bienes y obligaciones reales, manteniendo la informaci贸n fiable, relevante y oportuna.

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