DOCUMENTOS CONTABLES Y NO CONTABLES, SOPORTES CONTABLES

Soportes contables

En la contabilidad, los soportes contables cobran mucha relevancia, ya que son documentos que prueban y evidencian la ocurrencia de los hechos económicos de la empresa, como las facturas de compra de mercancías o facturas de venta de productos de la empresa, asimismo, puede ser una letra que se firmó como respaldo de un crédito ante un acreedor no bancario. Los soportes son los documentos que evidencian y expresan la voluntad de las partes en los acuerdos comerciales o en transacciones financieras y económicas.

Igualmente, las transacciones comerciales deben reconocerse monetariamente, por medio de una serie de documentos contables y documentos no contables, así como de los títulos de valores que intervienen en el hecho económico (Angulo, 2018).

Documentos contables

Este tipo de documentos son los que soportan y evidencian los hechos económicos y de transacción comercial en las empresas. Entre los más frecuentes y que son considerados los principales, se encuentran:

1. 1
   Factura cambiaria de compra y venta.
2. 2
   Factura electrónica.
3. 3
   Factura equivalente o documento equivalente a la factura de venta.
4. 4
   Comprobante de egreso o comprobante de pago.
5. 5
   Comprobante de ingreso o comprobante de caja.
6. 6
   Comprobante de venta con tarjetas de crédito.
7. 7
   Liquidación de nómina.
8. 8
   Planilla integrada de liquidación de aportes a sistema general de protección
9. 9
   Declaración de renta, Impuesto al Valor Agregado (IVA), Retención en la Fuente, Impuesto de Industria y Comercio ICA.

1. 10
   Recibo de transferencia de fondos electrónicos.
2. 11
   Recibo de pago interbancario.
3. 12
   Comprobante de pago con tarjeta crédito.
4. 13
   Extractos bancarios.
5. 14
   Consignaciones bancarias.
6. 15
   Recibos de caja menor.
7. 16
   Notas débito y notas crédito.
8. 17
   Notas de contabilidad.
9. 
   
10. 18
11. Comprobante de contabilidad.

Documentos no contables

Son el conjunto de documentos, regularmente internos, que tienen como finalidad prevenir o informar aspectos de las transacciones comerciales a formalizar. Permiten a la empresa, en su papel de demandante o comprador, tener un control sobre los hechos económicos generados y mercantilmente reconocerlos. Son documentos meramente informativos desde lo legal y no suscitan requisito de registro en la contabilidad, pero sí se pueden parametrizar para llevarlos (Angulo, 2018).

NOTA DE ENTREGA

NOTA DE VENTA

ORDEN DE PEDIDO

COTIZACIÓN

Hechos económicos y su tratamiento contable

🔹 Concepto

Los hechos económicos son todas las operaciones o actividades que realiza una empresa durante su funcionamiento, como compras, ventas, pagos o préstamos.
Cada hecho económico tiene un efecto financiero, ya sea de ingreso (entrada de recursos) o gasto (salida de recursos).

La contabilidad se encarga de identificar, clasificar y registrar estos hechos en los libros contables (diario, mayor, etc.), determinando si afectan los activos, pasivos o patrimonio de la empresa.

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🔹 Clasificación de los hechos económicos

A. Por tipo de asiento contable

1. Asiento simple:
   Intervienen solo dos cuentas: una en el debe y otra en el haber.
   Ejemplo: al consignar efectivo en el banco, se debita Bancos y se acredita Caja.
   Cumple el principio de partida doble, donde débitos y créditos son iguales.

2. Asiento compuesto:
   Intervienen más de dos cuentas (no mostrado en detalle en el texto, pero usual en operaciones complejas).

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🔹 B. Cuenta contable: concepto y estructura

Las cuentas contables agrupan y reflejan los movimientos financieros de la empresa.
Cada cuenta muestra la variación de un recurso, obligación o resultado.

Elementos de una cuenta:

• Nombre: Identifica el recurso u obligación.

• Debe: Lado izquierdo, donde se registran los débitos (aumentos del activo o disminuciones del pasivo).

• Haber: Lado derecho, donde se registran los créditos (disminuciones del activo o aumentos del pasivo).

El saldo de una cuenta se obtiene restando el total del haber al total del debe.
Ejemplo: la cuenta Caja (activo) no puede tener saldo negativo porque representa dinero disponible.

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🔹 C. Clasificación de las cuentas

1. Cuentas reales o de balance:
   Reflejan la situación financiera de la empresa (activo, pasivo y patrimonio).

   • Activos: aumentan en el debe, disminuyen en el haber.

   • Pasivos: aumentan en el haber, disminuyen en el debe.

   • Patrimonio: representa los aportes y resultados acumulados.

2. Cuentas nominales o de resultado:
   Registran ingresos, costos y gastos que determinan las utilidades o pérdidas del periodo.

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🔹 D. Impuestos

Toda empresa debe cumplir con sus obligaciones tributarias, siendo el IVA (Impuesto al Valor Agregado) uno de los más importantes.

• Grava la venta de bienes y servicios con una tarifa general del 19%.

• El IVA cobrado al cliente no pertenece a la empresa: se registra como un pasivo (IVA por pagar).

• Su declaración puede ser bimestral o cuatrimestral, según los ingresos de la empresa.

Ejemplo de cálculo del IVA:
Si el subtotal de ventas es $1.090.000, el IVA del 19% será $207.100, y el total a pagar por el cliente será $1.297.100.

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💡 Conclusión

El correcto registro y clasificación de los hechos económicos permite obtener información contable confiable y oportuna, indispensable para:

• Cumplir con la ley y los impuestos.

• Tomar decisiones acertadas.

• Mantener transparencia y orden en las finanzas.

Errores en esta etapa pueden generar datos inexactos y decisiones equivocadas, por lo que es esencial contar con buenas políticas contables y conocimiento de las normas vigentes (como la NIC 8).

🧾 Resumen: Operaciones y Registros Contables

Las operaciones y registros contables comprenden todas las actividades necesarias para reconocer y registrar los hechos económicos que ocurren en una empresa durante su funcionamiento. Forman parte del ciclo contable y garantizan que las transacciones queden reflejadas correctamente en los estados financieros.

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🔹 1. Reconocimiento

Es el proceso de identificar y registrar los hechos económicos en los libros contables.
Solo se reconocen aquellas transacciones que sean probables, comprobables y fiables, respaldadas por documentos válidos como facturas o contratos.

Según las NIIF (Normas Internacionales de Información Financiera):

• Un activo se reconoce cuando se espera que genere beneficios económicos futuros (por ejemplo, maquinaria o materias primas).

• Un pasivo se reconoce cuando existe la obligación de pagar recursos (como créditos o facturas por pagar).

• Un ingreso se registra cuando aumenta el activo o disminuye un pasivo (por ejemplo, cuando un cliente paga).

• Un gasto se reconoce cuando disminuye el activo o aumenta un pasivo, derivado del consumo de recursos en la operación.

El reconocimiento adecuado de estas partidas permite reflejar fielmente la situación financiera de la empresa.

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🔹 2. Medición

La medición contable asigna un valor monetario a los elementos reconocidos (activos, pasivos, ingresos y gastos).
Se basa en criterios establecidos por el Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad (IASB) y busca ofrecer información financiera confiable, actualizada y útil para la toma de decisiones.

Principales bases de medición:

• Costo histórico: valor original de adquisición o creación del activo.

• Valor razonable: precio que se recibiría por vender un activo o transferir un pasivo en el mercado actual.

• Valor en uso / valor de cumplimiento: valor presente de los flujos de efectivo esperados del uso del activo o del cumplimiento de un pasivo.

• Costo corriente: costo que tendría adquirir hoy un activo equivalente.

• Valor corriente: valor actualizado según las condiciones actuales del mercado.

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🔹 3. Baja de cuentas

La baja de cuentas ocurre cuando:

1. La empresa pierde el control del activo, o

2. Ya no tiene la obligación de pagar un pasivo.

Esto asegura que los estados financieros reflejen solo los bienes y obligaciones reales, manteniendo la información fiable, relevante y oportuna.